Solución para la simplificación de reportes e informes de gastos: conozca sus alcances

21 de Julio de 2021

El proceso de informes de gastos es una historia conocida para muchos: recibir, cargar, guardar y controlar los documentos de gastos suelen ser tareas tediosas y rutinarias que, muchas veces, presentan errores.

Ahora, gracias a la transformación digital y la automatización, todo puede ser mucho más fácil.

En esta ocasión, ¡le invitamos a ver cómo dar el siguiente paso para mejorar la gestión de gastos de su empresa!

Principales problemas de los informes de gastos

El proceso de informes de gastos se ve amenazado por errores humanos a lo largo de toda la cadena de trabajo, lo cual quiere decir que las pérdidas de dinero se encuentran a la orden del día.

Aún hoy, una parte de las empresas lleva todos los registros en planillas de Excel, acción que deriva en:

  • Planillas mal cargadas.
  • Totales mal sumados.
  • Gastos mal categorizados.
  • Demora en las rendiciones de gastos.
  • Error al cargar la rendición en un sistema de planificación de recursos empresariales o enterprise resource planning (ERP).
  • Acumulación de informes con sus respectivos problemas.

Sumado a ello, el 10 % de los gastos reembolsados a los empleados suelen ser duplicados. Ya sea por descuido o no, es otra pérdida que se acumula con las demás.

Por suerte, gracias a los avances en tecnología y digitalización, hoy existen nuevas formas de solucionar estos inconvenientes.

¿Cómo solucionar estos problemas y simplificar los informes de gastos?

Para que estas situaciones se conviertan en algo del pasado, es necesario amoldarnos a los tiempos que corren.

Actualmente, hay herramientas que están diseñadas para ayudar en procesos administrativos específicos, las cuales protegen a un negocio de gastos innecesarios. 

Por ejemplo, existen plataformas que pueden facilitar el control de viajes y los gastos producidos a partir de estos que, además, permiten ejecutar cualquier registro o acción en tiempo real.

Por otro lado, hay soluciones que pueden sincronizarse con otros sistemas de la empresa y, de esta manera, favorecen el control general de todos los gastos: esta integración ahorra tiempo y dinero en los procesos y transacciones que involucran a su organización.

¿Cuáles son las ventajas que ofrecen estas soluciones para la simplificación de informes y gastos?

Contar con estas herramientas es un beneficio que impacta todas las partes intervinientes del proceso administrativo.

Supongamos que un colaborador de la compañía ha tenido una cena importante de negocios. Sabemos que el gasto producido tiene que volver a la empresa, ser cargado en el sistema y esperar la aprobación del jefe para ser reembolsado.

Con la ayuda de estas plataformas, toda la gestión se realiza en cuestión de minutos. El colaborador puede tomar una fotografía del recibo, enviarla al sistema y el jefe puede dar la autorización en el acto.

La gestión se realizó de manera sencilla, rápida y sin errores.

El ejemplo anterior solo menciona gastos de una cena de negocios, pero estas plataformas pueden utilizarse en una infinidad de situaciones:

  • Reserva de viajes y hospedajes.
  • Reuniones de negocios.
  • Transportes.
  • Almuerzos o cenas de negocios.

Si se observa detenidamente, son muchas las situaciones en donde la empresa puede producir pérdidas, pero con una gestión de gastos digitalizada, todas estas situaciones pueden resolverse de una manera más ágil y segura.

¿Cómo impactan todos estos beneficios en mi organización?

Como en todo sistema empresarial, la rapidez con la que se recolecta la información es crucial: cuanto más rápida sea la forma de recopilarla, mejor será la toma de decisiones.

Gracias a la aplicación de estos sistemas multiplataformas, las empresas pueden obtener un informe de gastos en solo una fracción del tiempo que le toma a una empresa que utiliza métodos convencionales.

Esto no solo evita errores humanos, sino que agiliza por completo la cadena administrativa, ya que el colaborador no tiene que hacer rendiciones ni esperar aprobaciones, el área administrativa puede enfocarse en tareas más delicadas y los jefes pueden tener un control preciso.

Con la digitalización de los informes de gastos, la organización se verá impactada de diversas formas. A partir de la implementación de estas plataformas, la empresa tendrá:

  • Acceso en línea: todos los miembros de la empresa podrán olvidarse por completo de los documentos físicos, pues todo el proceso de informes de gastos puede hacerse completamente en línea.
  • Control móvil en tiempo real: por medio de aplicaciones móviles, todo colaborador tendrá acceso a los informes en todo momento y lugar.
  • Detalles: con estas herramientas, se puede saber en detalle el concepto de los gastos, como lugar, costos, colaborador y momento; todo lo concerniente al gasto estará a disposición.
  • Sistemas empresariales: al emplear estas aplicaciones, la información se sincroniza automáticamente con los sistemas de la empresa, lo cual evita tener que cargar información manualmente y reduce los errores de carga de datos a cero.
  • Integridad de la información: cada vez que se recopilan datos, las soluciones garantizan que la información se encuentra de forma completa. Esto es necesario para que al momento de la sincronización, no existan errores ni problemas innecesarios.

Como puede ver, las aplicaciones digitales de control de informes de gastos y viajes son útiles para optimizar la toma de decisiones, disminuyen el error humano, mejoran el control de pérdidas y facilitan la tarea de gestión para todos los involucrados.

Ya no es necesario rendir cuentas de manera manual ni luchar con los tediosos sistemas de auditorías.

¡Hemos llegado al final! Ahora, tiene en sus manos la solución para simplificar los informes de gastos. ¡Es momento de adquirir el mejor sistema de gestión de gastos y olvidarse de los viejos problemas administrativos!

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