5 aspectos claves para reiniciar los viajes de su empresa

31 de marzo de 2021

Los empleados están volviendo a hacer las maletas: luego de meses de limitaciones, producto de la pandemia, muchos países y regiones están teniendo actividad en sus aeropuertos, lo cual también marca el regreso de los viajes de empresa.

No obstante, esto no quiere decir que el entorno haya vuelto a la normalidad ni que la pandemia no haya dejado secuelas que obligan a hacer ajustes y cambios en la planificación y labores de control.

Al contrario, el reinicio de los viajes corporativos se enfrenta con un panorama complejo que exige mayores niveles de seguridad, previsiones a largo plazo y foco en la gestión de riesgos.

Además, todavía existen importantes restricciones en determinados países, lo cual agrega dificultades para establecer los itinerarios.

Por otro lado, los empleados están afrontando sus viajes de negocios con sentimientos encontrados: si bien más de la mitad está de acuerdo con volver a hacer maletas, el 39% asegura sentir preocupación y el 30% podría experimentar ansiedad. En una perspectiva más general, el 96% espera que sus empresas tomen medidas proactivas y especiales de seguridad que, adicionalmente, alivien el estrés asociado a la experiencia.

Esta ecuación de retos, particularidades y desafíos debe ser tomada en cuenta por los administradores y encargados de programas de viajes corporativos, quienes necesitan entender el nuevo entorno e impulsar medidas y acciones adaptadas a este.

Precisamente, a continuación abordaremos 5 de esos aspectos que son claves en esta época de regreso gradual de los viajes corporativos.

1. Planificar con suficiente anticipación

La planificación —al igual que la logística— ha sido un enfoque clave tradicional en los programas de viajes corporativos.

Ahora bien, las particularidades de la época actual obligan a poner incluso más atención en este aspecto.

Puede que algunas conexiones y aeropuertos que solía utilizar su empresa tengan limitaciones en estos tiempos. También, ciertos países están exigiendo nuevos requisitos para el ingreso temporal de viajeros de negocios, especialmente certificaciones sanitarias y de salud.

Todo esto demanda que la planificación se realice con mucha más antelación que antes para lograr adecuarse a los nuevos parámetros y tomar suficientes previsiones que permitan sortear eventualidades y limitaciones.

2. Incorporar seguridad y prevención en la planificación

En la actualidad, dentro de la política de viajes de empresa deben incluirse elementos relacionados con la salud, la prevención y la seguridad del trabajador.

En primer lugar, es necesario educar al viajero sobre las mejores prácticas de prevención y brindarle todos los recursos y artículos que necesite para su cuidado.

Asimismo, es fundamental orientar al colaborador sobre las limitaciones que encontrará en su destino, relacionadas con el tránsito en ciertas horas, los lugares o comercios que estarán cerrados y, de ser necesario, las exigencias de aislamiento temporal. 

Esto ayudará a aliviar la incertidumbre que están experimentando los viajeros en estos momentos, incrementará la seguridad y ayudará a evitar situaciones no deseadas.

3. Mantener información actualizada

El entorno actual es cambiante: las autoridades todavía enfrentan la pandemia y los sistemas sanitarios siguen operando ante una alta demanda.

Esta realidad hace que las cancelaciones de destinos, los decretos de cierre, el surgimiento de nuevas exigencias y otros eventos repentinos estén a la orden del día.

Los gerentes de viajes y supervisores de los programas tienen el reto de seguir muy de cerca el entorno informativo, legal y sanitario para tomar en cuenta los cambios y particularidades en los viajes agendados en el futuro cercano.

En este sentido, es recomendable crear equipos de trabajo específicos para esta tarea, los cuales actúen como comité de evaluación y gestión de riesgos.

4. Digitalizar las reservas y el control de gastos

En tiempos en que la organización, la planificación y la agilidad son indispensables, los recursos tecnológicos y la digitalización son grandes aliados.

Si su empresa volverá a volar, este el momento oportuno para simplificar los viajes, controlar los gastos y gestionar los procesos en general por medio de una solución tecnológica.

Este tipo de herramientas permite visualizar los datos de viajes consolidados en un tablero de fácil acceso y reservar vuelos, hoteles y autos en línea con mayor simplicidad desde una plataforma única e intuitiva.

Por otro lado, brinda la posibilidad de capturar todos los datos de los gastos y viajes sin importar dónde estén reservados, lo cual facilita y acelera los reportes de gastos.

Esto demuestra que invertir en una herramienta de gestión de viajes refuerza la logística y planificación y, al mismo tiempo, fortalece y cuida la estabilidad financiera a corto, mediano y largo plazo, otro elemento esencial en esta época en la cual la liquidez de las empresas se ha visto afectada.

Sumado a esto, la experiencia del empleado mejora de forma sustancial, pues obtiene los reembolsos con mayor rapidez y disfruta de mayor agilidad en todos los procesos de planificación y desarrollo de su viaje.

5. Gestionar de forma proactiva la experiencia posterior al viaje

La sensibilidad y empatía son valores que deben ser tangibles en un buen programa de viajes corporativos de estos tiempos.

Luego del viaje, es importante mantener una comunicación activa con el empleado y abordar con profundidad su experiencia para así identificar puntos de mejora y potenciales riesgos.

Recuerde que la amplía mayoría de los viajeros de negocios están demandando medidas de apoyo y precaución mucho más intensivas de parte de las empresas, además de acompañamiento continuo.

En conclusión, el entorno actual demanda proactividad, mayor rigurosidad en la planificación y atención en la seguridad y la experiencia del empleado, quien no es ajeno a la compleja situación mundial y que, también, se encontrará con una dinámica de restricciones y nuevas estipulaciones en sus viajes.

El apoyo tecnológico y el seguimiento continuo de los aspectos legales, sanitarios y migratorios son otros elementos que deben acompañar los viajes corporativos en el futuro cercano para que las organizaciones puedan volver a tomar vuelo de manera estable y satisfactoria.

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