4 buenas prácticas para desarrollar las políticas de viajes corporativos

10 de Mayo 2021

La realización de viajes corporativos es parte fundamental de algunos negocios, ya que así es posible lograr mejores relaciones comerciales, conseguir nuevos clientes, ejecutar trabajos fuera de las instalaciones de una empresa o, simplemente, capacitar a sus empleados. Por supuesto, esta acción representa una inversión de dinero para cualquier organización y, como tal, requiere el establecimiento de políticas de viajes corporativos para maximizar el uso de recursos y controlar los gastos asociados con una planificación estratégica, además de hacer sentir seguros a quienes viajan para que puedan cumplir con los objetivos de su misión.  

Estas políticas son un conjunto de normas, creadas por cada empresa según sus necesidades, que sirve para gestionar de forma correcta todos los viajes que realicen sus trabajadores con el fin de llevar un mejor control de los mismos y definir cuáles son los aspectos a considerar —tanto para la empresa como para los empleados— en cuanto a los derechos y deberes de cada miembro involucrado en estos viajes.

Asimismo, es importante crear estos parámetros, en caso de que aún no existan en una organización, o revisarlos, especialmente si consideramos el panorama actual a nivel internacional a raíz de la pandemia de COVID-19, pues solo así es posible reiniciar los viajes corporativos de manera segura.

Ahora bien, ¿qué aspectos tener en cuenta para desarrollar las políticas de viajes corporativos?

En esta ocasión, vamos a revisar 4 buenas prácticas para lograr la correcta construcción e implementación de un programa de viajes corporativos.

¡Lea con atención y tome nota!

1. Definición del proceso de aprobación de viajes 

Uno de los elementos principales a considerar al momento de pensar en los viajes corporativos son las directrices a seguir para la aprobación de cada uno de ellos, es decir, como será el proceso de solicitud, aprobación y posterior revisión de los mismos de manera que cada uno de los integrantes de la empresa conozca el protocolo que debe respetar para realizar los viajes.  

Igualmente, determinar cuáles son los requisitos de cada persona, los motivos aceptados de viaje y el tiempo de anterioridad con el que se debe solicitar la aprobación para que cada uno de los colaboradores pueda organizar su viaje.  

2. Delimitación de los gastos que serán aceptados 

Otro aspecto importante en las políticas de viajes corporativos es delimitar los gastos que serán asumidos por la organización y los que no para, de esta manera, evitar confusiones o excesos que no estarán permitidos como parte de las actividades a realizar durante el viaje.  

Lógicamente, estos gastos se pueden definir según el objetivo del viaje y la inversión que se quiere realizar.

Además, se pueden establecer diferentes aspectos relacionados con estos, como las formas de pago que se van a utilizar; por ejemplo, si la empresa facilitará alguna tarjeta de crédito, si pagará los hospedajes y servicios con anticipación o si se optará por el efectivo. 

3. Búsqueda de acuerdos comerciales 

Si en la empresa se realizan viajes con frecuencia, una opción a considerar es llegar a acuerdos con diferentes organizaciones del rubro, como aerolíneas, hoteles y restaurantes, entre otras, para así aprovechar descuentos que puedan ofrecer referentes a viajes corporativos.

Esto permitirá la reducción —de forma significativa— de los costos y, al mismo tiempo, un control de gastos más eficaz debido a que ya estarán establecidos los diferentes proveedores con los cuales trabajará el negocio en cada viaje.

Esto no significa que no pueda existir flexibilidad en este aspecto, sino más bien tener un plan definido para mejorar la gestión de los gastos y evitar la desorganización de los mismos. 

4. Control de los gastos incurridos en el viaje 

Este punto es fundamental: al momento de crear las políticas, una muy buena práctica es pensar en las herramientas que se pueden utilizar para llevar un control exhaustivo de los gastos de viajes y los documentos que serán solicitados para respaldarlos, ya que esto facilita su clasificación y la determinación sobre cuáles de estos serán pagados por la empresa y cuáles le corresponderá cubrir al colaborador.  

Al utilizar soluciones tecnológicas de control de gastos será más fácil conocer el origen de los mismos y si se adecuan al objetivo por el cual se realizó el viaje: como resultado, usted y su organización podrán determinar si realmente fue rentable la inversión.

La implementación de softwares o sistemas de control de gastos puede ser una gran solución a los problemas referentes a la gestión de los viajes, ya que estos permitirán que se lleve una administración de recursos más ordenada sin tanto papeleo, además de la disminución de errores.

En efecto, estas plataformas tienen diferentes opciones para que todos los miembros involucrados puedan ingresar a ella —en tiempo real y desde cualquier dispositivo inteligente con conexión a internet, por ejemplo, un teléfono móvil— y gestionar sus propios viajes sin la necesidad de recolectar comprobantes de pago en formato físico.

¡Eso es todo! Como ve, tener políticas de viajes corporativos bien definidas y enfocadas en optimizar las operaciones y los recursos permitirá que la realización de viajes dentro de su empresa se haga de manera organizada.

Automatizar los procesos es un gran paso para lograr un mayor control de los gastos, los itinerarios y cualquier otro elemento que permita determinar la rentabilidad de los mismos.  

Además, será mucho más fácil para los empleados llevar su propio control en el viaje al contar con la disposición de cada detalle y cumplir de manera más eficaz los objetivos, ya que a veces una mala organización puede causar estrés, molestias y un sinfín de problemas que pueden afectar el rendimiento y, por consiguiente, impactar negativamente a su organización.  

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