Cómo hacer una gestión inteligente de los gastos de sus empleados
16 de Agosto de 2022
La digitalización ha dado paso a una gestión inteligente de los gastos en las empresas. Atrás quedó el engorroso papeleo en el que era necesario archivar facturas y administrar carpetas. Hoy, solo con una aplicación es posible controlar las finanzas.
Especialmente, los viajes corporativos representan una inversión de dinero. Manejar este tipo de gastos usando las nuevas tecnologías que están disponibles en el mercado marca una gran diferencia.
SAP Concur facilita la gestión de gastos y viajes corporativos. Permite, con solo una aplicación, tener acceso a diversidad de recursos desde cualquier lugar y momento.
Aquí le explicamos de qué se trata y expones el caso de éxito de Nissan Mexicana utilizando los recursos de SAP Concur.
¿Qué es la gestión inteligente de los gastos?
Se trata de apoyarse en la tecnología para realizar de forma más eficaz los procesos relacionados con las finanzas como compras, viajes, pago de deudas, entre otros.
Uno de sus fundamentos es la autogestión a través de operaciones digitales. El objetivo es que todos los procesos sean más ágiles, transparentes y rentables.
Esto abre las puertas para el desarrollo de las empresas, haciéndolas más competitivas y permitiéndoles estar en el mercado bajo procesos más dinámicos y adaptados a las necesidades modernas.
Podemos explicar las ventajas de gestionar los gastos de la siguiente manera:
- Recorta los tiempos de ejecución de las actividades. La razón es que marca una evolución del proceso manual al digital;
- permite transparencia en las tareas, porque directivos y empleados tienen acceso a la misma información;
- ofrece mayor control de los gastos y las actividades que se realizan en la compañía;
- proporciona conocimientos de las necesidades de la organización, lo que permite tomar decisiones más acertadas;
- reduce el uso de papel en la oficina, ya que todo se hace a través de las herramientas digitales.
¿Cómo SAP Concur mejoró la gestión de gastos en Nissan Mexicana? Caso de éxito
Diversas empresas usan las Soluciones SAP para mejorar la gestión de gastos. En esta oportunidad vamos a contarle el caso de éxito de Nissan Mexicana que, a través de la plataforma, planifica y organiza los viajes corporativos de sus empleados.
La gerencia de viajes de Nissan maneja las soluciones SAP Concur desde el año 2015.
El modelo de gestión que usan, permite que diversas áreas de la empresa interactúen entre sí. Como, por ejemplo, Recursos Humanos, Finanzas, directivos e incluso clientes internos.
Esto es posible, ya que conjugaron todos los gastos en una sola herramienta. De esta manera no tienen que usar una plataforma para el control de gastos y otra para la planificación de viajes. Todo está adaptado en una.
¿Cómo funciona?
Para una gran empresa como Nissan, era necesario emplear una de las herramientas más robustas de SAP Concur. Así que, se gestiona todo de forma digital, desde las reservas del hotel hasta días después de haber culminado el viaje con la comprobación de los gastos.
Uno de los aspectos interesantes es que, al tratarse de un instrumento digital diseñado para la interacción de todo el personal, el mecanismo es intuitivo.
Ha permitido una eficiente adaptabilidad entre los trabajadores. Con facilidad es manejada por los millennials y, también, por quienes tienen más años en la compañía y estaban acostumbrados a ejecutar sus labores con los modelos de gestión tradicionales.
Ya que se trata de un concepto en el que todos los empleados tienen acceso a la herramienta, la gestión es más transparente y el personal logra comprender mejor cada paso del proceso.
Ventajas que ofrece SAP a Nissan
Para los directivos y jefes de departamentos representa una gran ventaja, porque permite conocer todo lo que sucede en la empresa como:
- Dónde se encuentran los empleados;
- si durante un viaje se aplican o no las políticas establecidas por la compañía,
- seguimiento en tiempo real de los gastos,
- los líderes de las diferentes áreas de la empresa tienen la oportunidad de proyectar mejor sus gastos;
- con una gestión al alcance de todos es posible realizar una planeación anticipada;
- mejora la comunicación entre departamentos, directivos y empleados.
Uno de los logros más importantes que ha alcanzado Nissan Mexicana haciendo una gestión inteligente de gastos, es la reducción de costos sin tener que limitar los viajes.
En las palabras de la Travel Manager & Movility Especialist de Nissan Mexicana Yvon Córdova: desde que se usa la herramienta de gestión de gastos, la empresa maneja una política de viajes más inteligente en la que la planificación es clave para lograr el cumplimiento de las metas.
De lo más simple a lo más complejo
Este es un ejemplo de una de las gestiones que usted puede hacer con la aplicación, que con otro modelo de administración sería una labor complicada. Pero, con SAP Concur se ejecuta de forma simple:
Supongamos que un grupo de trabajadores tiene programado un viaje corporativo y uno de los empleados decide, en el último momento, que no asistirá. Por lo tanto, dejan de usarse los boletos de avión.
En este caso los boletos se perderían y con ellos la inversión de dinero realizada por la empresa.
Con la herramienta de gestión de gastos el dinero está seguro, toda vez que desde cualquier dispositivo se pueden rastrear los boletos y el mismo empleado tiene la posibilidad de hacer uso de ellos en cualquier momento.
Cuando intente adquirir boletos para otro viaje, la aplicación le recordará que tiene tickets pendientes y podrá simplemente gestionar un nuevo vuelo.
El futuro de Nissan
Con SAP Concur, la empresa fabricante de automóviles, tomó ventaja de sus propias políticas, se cubrieron necesidades específicas y se abrió una puerta para dar paso a la tecnología.
La experiencia de Nissan ha sido productiva y satisfactoria, por lo que próximamente implementarán las mismas políticas que aplican en México en cinco países de Latinoamérica. Además, también esperan incluir el programa a la alianza que poseen con la compañía Renault.
En esta nueva etapa, esperan que los empleados se adapten a la herramienta de la misma manera que lo han hecho en México: como un apoyo para la planificación y no como una política impuesta.
Además, el resultado debe estar orientado a un modelo de viajes más eficiente, inteligente y que permita reducir costos.
Esperamos que este contenido haya sido de utilidad. Antes de despedirnos le preguntamos: ¿Desea una cotización para gestionar los gastos de tu empresa? Desde aquí puede agendar una cita.