Travel Risk Management: ¿cómo ayuda la gestión inteligente a controlar los viajes corporativos?

Los viajes corporativos son esenciales para conquistar clientes, asociarse con otras compañías y expandir el negocio. Sin embargo, para que tales objetivos puedan lograrse y que los profesionales se sientan cómodos durante la jornada, la empresa necesita contar con una sólida política de Travel Risk Management (TRM).

Conocida en español como normativa de gestión de riesgos en los viajes, no solo incluye aspectos inherentes al reconocimiento y a la administración de riesgos durante los viajes, sino que también acapara el duty of care o deber de protección. 

Para que se considere robusta, una política de gestión de riesgos en los viajes debe considerar aspectos como zonas sísmicas, cuestiones sociopolíticas, coyunturas económicas del destino, condiciones sanitarias y otros factores que puedan afectar a los profesionales.

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¿Qué es el Travel Risk Management?

Durante los viajes de negocios, es posible que ocurran situaciones impredecibles. Hay imprevistos más y menos graves; pueden ir desde el retraso de un vuelo hasta un accidente de gran escala o un desastre natural, por ejemplo.

Por otro lado, existen situaciones que se pueden evitar o, en su defecto, minimizar las consecuencias. Al respecto, las políticas de Travel Risk Management abarcan estos puntos con la finalidad de asegurar el bienestar, la integridad, la seguridad y la confianza de los profesionales cuando se encuentran en otras ciudades o países.

Una política de gestión de riesgos en los viajes es un plan que abarca una serie de situaciones y eventos con suficiente potencial para dañar de una u otra forma al viajero, así como orientaciones sobre las evaluaciones y posibles soluciones ante ciertos imprevistos.

Además, este tipo de política incluye aspectos sobre la responsabilidad o el deber de protección, un tema cada vez más relevante en los viajes corporativos principalmente porque supone una mayor seguridad para los trabajadores.

Enfoque del TRM

La intensificación de los viajes ha exigido que las organizaciones estructuren políticas de gestión de riesgos más exhaustivas, completas y acordes con las nuevas tendencias y demandas en el sector, así como de la gestión de talentos. 

Así pues, podemos decir que el plan de gestión de riesgos en los viajes se ha vuelto una medida clave no solo para promover la seguridad y el bienestar de los profesionales durante las estancias en otros lugares, sino también una forma de mejorar la imagen de la empresa en el mercado y fortalecer su reputación como marca empleadora.

Dada la importancia estratégica de la política de Travel Risk Management y de la consideración de aspectos vinculados a diferentes departamentos del negocio, la responsabilidad de redactar esta normativa se puede asignar al gerente de viajes, al responsable de seguridad, al departamento de gestión de talentos o al sector administrativo.

Como dijimos anteriormente, la creación de una política TRM implica evaluar cuidadosamente los riesgos en los viajes e identificar los eventos negativos que podrían enfrentar los viajeros. 

Para optimizar la redacción y la cobertura del plan, es fundamental tener en cuenta aspectos socioeconómicos y geopolíticos de cada región, especialmente, en los viajes internacionales.

A continuación, señalamos algunos riesgos a los que pueden tener los trabajadores en un viaje:

• Riesgos de viaje: duración del vuelo, jet lag, mareo o cualquier otro malestar derivado del medio de transporte (aéreo o marítimo); servicios de transporte y alojamiento; peligros relacionados con el estado del tiempo o a las estaciones.
• Riesgos para el viajero: estado de salud de la persona, enfermedades transmisibles, vacunas, etc.
• Riesgos en el destino: crisis política, atentados terroristas, guerras y barrios violentos.

Además, es indispensable que la investigación previa a la elaboración de la política TRM tenga en cuenta particularmente la seguridad de las personas LGBTI+ y de las mujeres, así como las características geofísicas del destino y otros aspectos demográficos de los viajeros que puedan ponerlos en peligro.

Más allá de priorizar la estructuración de una política realista y amplia, es crucial tener presente la importancia de presentar los riesgos a los viajeros con antelación. Es decir, antes de emprender el viaje.

Además de aumentar su confianza, esta medida es indispensable para tranquilizarlos, concientizarlos acerca de los riesgos que pueden enfrentar durante su estadía en el destino y prepararlos para hacer frente a las adversidades, minimizando los efectos negativos.

¿Por qué es importante el Travel Risk Management?

Ahora que conoce la esencia de una política TRM, ha llegado el momento de presentar los principales beneficios (para el negocio y para los viajeros) de considerar los riesgos antes de planificar un viaje:

1. Acceso a importantes consejos antes del viaje

Mantener a salvo a los trabajadores durante los viajes a negocios es una obligación moral de las compañías. 

Al contar con una política TRM completa, las organizaciones pueden aportar a los viajeros información valiosa sobre los riesgos y las medidas para evitar que situaciones desagradables avancen y generen consecuencias más graves.

Además de dar a conocer los desafíos, presentar los riesgos es clave para que las personas puedan sopesar las condiciones del viaje y tomar decisiones ante situaciones críticas.

2. Desarrollo de capacitaciones acordes con los riesgos detectados

Si la organización evalúa y gestiona los riesgos adecuadamente al punto de crear una sólida política, puede tomar este documento como base para estructurar capacitaciones.

Estas instancias son muy importantes para dar a conocer los riesgos a los futuros viajeros, proporcionar acciones para evitarlos, afrontarlos y reducir su impacto.

Más allá de aumentar la confianza del trabajador en la empresa, esta medida es clave para proporcionarle las herramientas necesarias para sortear las adversidades.

3. Disminución de los costos

Una buena gestión de riesgos permite disminuir los gastos, ya que los profesionales no necesitan gastar dinero solucionando problemas más graves y el negocio evita pagar sanciones derivadas de una mala práctica del profesional en el destino.

4. Aumento de la seguridad del viajero

Los viajeros pueden ponerse en peligro por el simple hecho de desconocer la cultura, las leyes o las costumbres del destino. La política de Travel Risk Management evita inconvenientes y situaciones que puedan afectar el bienestar físico, mental y emocional de las personas.

Además, la seguridad del profesional se vincula al hecho de que la empresa lo protege y se hace cargo de situaciones que puedan acarrear inconvenientes durante el viaje. ¡Esto resulta del duty of care!

En resumen, una política de Travel Risk Management o de gestión de riesgos en los viajes es un documento que incluye medidas de evaluación, gestión y enfrentamiento de circunstancias o contextos que puedan incidir negativamente en los viajeros. 

Su cumplimiento, además de mitigar los costos de los viajes, es clave para promover la seguridad de los profesionales, prepararlos para afrontar posibles desafíos durante su jornada, asegurar su integridad física, mental y emocional, y ayudar a un regreso tranquilo, sin preocupaciones ni adversidades.

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