¿Qué son las OTAs y por qué tenerlas?

En los contextos corporativos, las OTAs (Agencias de Viajes Online) resultan esenciales como aliadas estratégicas en la gestión de los viajes corporativos. Inicialmente, estas plataformas digitales servían de simples intermediarias para las reservas de vuelos o alojamientos. Hoy, ofrecen soluciones ágiles, eficientes y automatizadas en la planificación y organización de todo tipo de viajes de negocios.

Como herramienta digital, las OTAs no solo simplifican procesos, sino que también ayudan a las empresas a ahorrar costos y mejorar la experiencia en la realización de los viajes empresariales.

Así que, si quiere aprovechar al máximo todas sus ventajas, ¡no busque más! En esta guía le explicaremos qué son las OTAs, cómo funcionan y por qué integrarlas en su empresa transformará de manera positiva la planificación de sus viajes corporativos.

Puesto que, ahorrar dinero es importante, pero ahorrar tiempo con eficiencia es una ventaja competitiva.

¿Qué son las OTAs (Agencias de Viajes Online)?

Para entender el impacto de las Agencias de Viajes Online, primero debemos comprender qué representan exactamente y cómo se diferencian de las agencias tradicionales que su empresa podría haber utilizado durante años.

Definición de OTAs

Las OTAs, por sus siglas en inglés de Online Travel Agencies, son plataformas digitales que actúan como intermediarias entre viajeros (individuales o corporativos) y proveedores de servicios turísticos (como aerolíneas, hoteles, arrendadoras de vehículos y operadores de cruceros). 

Permiten buscar, comparar y reservar servicios de viaje desde un único sitio web o aplicación móvil. Así que son una forma rápida, cómoda y centralizada de organizar los itinerarios de turismo y negocios.

Piense en ellas como un gran centro comercial virtual dedicado al mundo de los viajes. En lugar de visitar diferentes proveedores para gestionar cada parte del itinerario, las OTAs reúnen todo en un solo lugar, permitiéndole visualizar y comparar miles de opciones al instante. 

Para las empresas, esto se traduce en:

• eficiencia operativa; 
• mayor control del gasto;
• y decisiones de viaje más informadas.

Diferencias entre OTAs y agencias de viajes tradicionales

La principal diferencia radica en su modelo de operación. Las agencias tradicionales ofrecen un servicio personalizado con contacto humano, pero con horarios limitados y comparación manual de precios. Las OTAs, en cambio, son completamente digitales y de autoservicio, ofreciendo:

• Disponibilidad 24/7: acceso ilimitado desde cualquier lugar con internet.
• Autogestión: control total de la búsqueda y reserva.
• Transparencia: comparación instantánea de precios y opciones de múltiples proveedores.
• Eficiencia: procesos de reserva rápidos y automatizados.

Mientras que las agencias tradicionales se apoyan en la experiencia y el servicio de un agente, las OTAs apuestan por la tecnología, la variedad y la autonomía del usuario. 

Para los viajes corporativos, esto se traduce en una mayor capacidad para agilizar procesos, acceder a una oferta global y mantener un control más estricto sobre los gastos empresariales con ayuda de la big data.

Historia y evolución de las OTAs en la industria de los viajes

Las OTAs han evolucionado significativamente desde los años noventa:

• Inicios (años 90): surgieron las primeras OTAs como Expedia y Travelocity, permitiendo reservas online directas.
• Escalada digital (2000-2010): con el auge de internet, Booking.com y Priceline.com ganaron popularidad, mejorando la interfaz de usuario y la variedad de servicios.
• Era móvil y personalización (2010 en adelante): la llegada de los smartphones y las aplicaciones móviles hicieron los viajes más accesibles para todos. Se incorporaron funciones como geolocalización, alertas de precios y ofertas personalizadas, con el uso de IA y análisis de datos.
• Integración y consolidación (actualidad): grandes conglomerados como Expedia Group y Booking Holdings dominan el mercado. También, han surgido OTAs especializadas en nichos como viajes de negocio (TravelPerk y Egencia) y alojamientos alternativos (como Airbnb).

La tendencia actual es la integración de servicios y soluciones "todo en uno" que permiten hacer reservas, gestionar itinerarios y controlar gastos para que se adapten a las políticas corporativas.

¿Cómo funcionan las OTAs y por qué son útiles para los viajes corporativos?

Detrás de las OTAs hay todo un engranaje que va más allá de la simple búsqueda de las mejores ofertas, precios y paquetes para viajeros individuales o corporativos.

Proceso de reserva en una OTA (búsqueda, comparación, reserva)

El proceso de reserva es intuitivo y eficiente, ideal para la velocidad que requieren los viajes de negocio. Generalmente, el usuario deberá seguir tres pasos:

1. Búsqueda: 

El viajero o personal corporativo debe ingresar sus criterios de viaje:

• destino;
• fechas;
• número de pasajeros;
• tipo de servicio (vuelo, hotel, automóvil).

La OTA utilizará su vasto inventario y motores de búsqueda avanzados para rastrear miles de opciones disponibles en tiempo real y de diferentes proveedores.

2. Comparación: 

Una vez aparecen los resultados, la agencia de viajes online compara fácilmente precios, horarios, ubicaciones, servicios incluidos, políticas de cancelación y reseñas de otros usuarios. 

Las plataformas suelen ofrecer filtros robustos que permiten refinar las búsquedas por: 

• aerolínea preferida;
• rango de precios; 
• tipo de alojamiento; 
• servicios (Wi-Fi, desayuno incluido, gimnasio), y mucho más. 

Esta capacidad de comparación rápida y detallada es una de las mayores ventajas de las OTAs, permitiendo a las empresas asegurar las mejores tarifas y opciones que se ajusten a sus políticas de viaje.

3. Reserva y pago: 

Una vez seleccionadas las opciones deseadas, se realiza el pago. Las OTAs suelen ofrecer múltiples métodos de pago seguros.

En el contexto empresarial, muchas permiten la integración con sistemas de pago corporativos o la emisión de facturas centralizadas. La confirmación de la reserva se genera casi de inmediato y se envía por correo electrónico, incluyendo todos los detalles necesarios para el viaje.

Este proceso simplificado reduce el tiempo de planificación, permitiendo a los equipos mantener el foco en tareas estratégicas y en el trabajo colaborativo.

Integración con sistemas de gestión de viajes empresariales

La fortaleza de una OTA reside en su capacidad de integrarse con plataformas de gestión corporativa como SAP Concur. Esta conexión reduce errores y controla gastos mediante sus funcionalidades clave: 

APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones):

Permiten que la información fluya sin problemas entre la OTA y otros sistemas empresariales (ERP, contabilidad, gestión de gastos), eliminando tareas manuales.

Conexión con GDS (Sistemas de Distribución Global):

Las agencias de viajes online acceden a inventarios globales (vuelos, hoteles, alquileres) a través de redes como Amadeus, Sabre o Galileo, igual que una agencia tradicional.

Automatización: 

Las OTAs aprueban viajes, aplican políticas y registran gastos en tiempo real, acelerando reembolsos y mejorando la trazabilidad financiera. 

Por ejemplo:

• Una vez que un empleado reserva un vuelo a través de una OTA integrada, los detalles del vuelo pueden enviarse automáticamente a su informe de gastos en SAP Concur, agilizando el proceso de reembolso y conciliación.
• Esta integración mejora la eficiencia y ofrece una visión consolidada de los viajes corporativos, facilitando decisiones estratégicas y control presupuestario. 

Acceso a tarifas exclusivas y ofertas personalizadas

Uno de los mayores atractivos de las OTAs es su capacidad de ofrecer precios difíciles de encontrar en canales directos. Esto se debe a:

Volumen y comisiones: al gestionar millones de reservas, negocian tarifas preferenciales con hoteles y aerolíneas, que luego trasladan a los usuarios.

Paquetes y tarifas opacas: combinan servicios (ejemplo: vuelo + hotel + transporte) a menor coste o aplican precios sin mostrar el proveedor hasta después de reservar. De esta manera, logran descuentos sin afectar marcas ni romper acuerdos de paridad.

Ofertas personalizadas y fidelización: cuentan con programas de lealtad y tarifas corporativas adaptadas al perfil del viajero o a las políticas de la empresa.

Este acceso exclusivo permite a las empresas reducir costos y maximizar su presupuesto de viajes.

Centralización de la información y control de gastos

Integradas con sistemas como SAP Concur, las OTAs consolidan la información de viaje en un solo lugar.

Ventajas clave:

Itinerario unificado: todos los detalles del viaje (vuelos, hoteles, automóviles) son accesibles en una misma aplicación, mejorando la organización y seguridad del viajero.

Captura automática de gastos: las reservas generan datos que se categorizan automáticamente, eliminando tareas manuales y facilitando la conciliación.

Informes inteligentes: permiten analizar patrones de gasto, controlar el cumplimiento de políticas y negociar mejores tarifas.

Esta centralización ahorra tiempo, mejora el control presupuestario y potencia decisiones estratégicas basadas en datos.

Principales beneficios de usar OTAs en viajes de negocio

Las OTAs son una herramienta estratégica que ofrecen:

Ahorro de tiempo y eficiencia:

• Reservas rápidas: los empleados gestionan sus viajes de forma autónoma en minutos.
• Menos carga administrativa: se automatiza la búsqueda, comparación y reserva.
• Flujos integrados: aprobaciones y políticas se aplican directamente en la plataforma.

Flexibilidad y variedad de opciones:

• Inventario global: acceso a múltiples aerolíneas, hoteles y proveedores.
• Preferencias personalizadas: posibilidad de elegir según gustos y políticas.
• Diversidad de tarifas: desde clases económicas hasta ejecutivas.

Facilidad ante cambios o cancelaciones:

• Gestión autoservicio: cambios y cancelaciones en línea sin depender de agentes.
• Políticas claras: condiciones visibles desde la reserva.
• Notificaciones: alertas automáticas sobre retrasos o modificaciones.

Control y análisis de gastos:

• Datos en tiempo real: visión completa del gasto por viajero, proyecto o departamento.
• Informes personalizados: ayudan a identificar tendencias y oportunidades de ahorro.
• Cumplimiento de políticas: ofrecen alertas para evitar reservas fuera de los parámetros establecidos.
• Negociación con proveedores: aportan datos precisos para obtener mejores tarifas.

Ejemplos de las principales OTAs para viajes de negocios y sus características

Si bien existen cientos de OTAs, varias han desarrollado características y servicios específicos que las hacen adecuadas para los viajeros de negocios: 

Expedia

Expedia es un gigante en la industria de los viajes online y, a través de sus diversas marcas y soluciones, también ofrece servicios robustos para el sector corporativo.

Expedia Corporate Travel incluye, por ejemplo, ventajas puntuales para las empresas como:

• Control de políticas.
• Límites de gastos.
• Reportes detallados.
• Gestión de perfiles de los empleados y sus preferencias.
• Tarifas negociadas.

Ofrece soporte 24/7 para resolver imprevistos en cualquier zona horaria, siendo ideal para empresas que buscan una solución integral con alto grado de control.

Booking.com

Booking.com es conocida por su enorme selección de alojamientos. Su plataforma Booking.com for Business es muy popular para la gestión de viajes corporativos.

Estas son sus principales ventajas:

• Gestión centralizada y sin comisiones.
• Interfaz sencilla.
• Control de gastos.
• Seguimiento del cumplimiento corporativo.
• Descuentos y ventajas extras por fidelidad (Programa Genius).

A diferencia de algunas agencias, Booking.com for Business es gratuito para las empresas que lo utilizan. Su modelo de ingresos se basa en comisiones con los proveedores de alojamiento.

TravelPerk

TravelPerk es una plataforma integral de viajes corporativos que ofrece reservas de vuelos, hoteles, trenes y alquileres en una sola interfaz. Permite:

• Automatizar políticas y aprobaciones
• Atención al cliente 24/7 multilingüe.
• Cancelaciones por cualquier motivo y con al menos un 80% del reembolso (FlexiPerk).
• Facturación centralizada
• Facilita la recuperación del IVA
• Herramienta GreenPerk para compensar la huella de carbono.

Es una agencia online ideal para empresas que buscan flexibilidad, control y sostenibilidad.

Egencia

Egencia, parte de American Express Global Business Travel, es una plataforma integral de viajes corporativos, ideal para empresas medianas y grandes. Ofrece:

• Amplio inventario global de vuelos y hoteles.
• Soporte omnicanal 24/7.
• Plataforma inteligente basada en IA para recomendaciones personalizadas. 

Sus herramientas permiten automatizar políticas, controlar gastos y generar informes detallados. Incluye seguimiento de viajeros, alertas de seguridad y acceso a tarifas exclusivas (Egencia Preferred Rates). 

Su enfoque combina tecnología avanzada, soporte al viajero y gestión de riesgos para una experiencia eficiente y segura.

Desventajas de utilizar OTAs para viajes corporativos

Aunque beneficiosas, las Agencias de Viajes Online (OTAs) pueden presentar desafíos o desventajas:

Falta de contacto directo con proveedores

Una de las principales críticas a las OTAs es que actúan como intermediarias, lo que puede dificultar el contacto directo entre su empresa (o sus viajeros) y los proveedores de servicios (aerolíneas, hoteles).

Si surge un problema con una reserva, un cambio de última hora o una solicitud especial (como una dieta específica en un vuelo o una habitación con vistas para un cliente importante), a menudo tendrá que pasar por el servicio al cliente de la OTA en lugar de comunicarse directamente con la aerolínea o el hotel. 

Esto puede retrasar la resolución, especialmente en situaciones de emergencia o cuando se requiere una respuesta rápida.

Posibles costos adicionales o restricciones de políticas

Aunque las OTAs ofrecen precios atractivos, presentan ciertas limitaciones en el entorno corporativo:

Comisiones y tarifas ocultas

Pueden aplicar cargos adicionales no visibles inicialmente, como tarifas de servicio o procesamiento. Es importante revisar los detalles de cada reserva.

Restricciones de paridad de precios

Los proveedores no siempre pueden ofrecer tarifas más bajas en sus webs, pero sí ventajas exclusivas (desayuno, Wi-Fi, fidelización) que una OTA podría no mostrar claramente.

Limitaciones en políticas corporativas

Las OTAs genéricas no siempre permiten aplicar políticas de viaje específicas, lo que puede generar reservas fuera de norma y menor visibilidad del cumplimiento.

Riesgo de errores en reservas o comunicaciones

La dependencia de la tecnología y la intermediación pueden, en ocasiones, dar lugar a errores o malentendidos como:

• Errores de plataforma o integración: aunque raras, las fallas técnicas pueden resultar en reservas incorrectas, duplicadas o no confirmadas. Esto puede generar estrés y problemas logísticos para los viajeros de negocio.
• Comunicaciones confusas: la comunicación entre el viajero, la OTA y el proveedor puede no transmitirse correctamente, pudiendo causar discrepancias en la reserva o en los servicios esperados.
• Falta del “Deber de Cuidado”: las OTAs genéricas no suelen ofrecer las robustas funcionalidades de deber de cuidado (Duty of Care) que son cruciales para las empresas. 

El Duty of Care incluye el seguimiento de la ubicación de los viajeros, la comunicación proactiva en caso de emergencia (desastres naturales, inestabilidad política) o la asistencia personalizada en situaciones de crisis. Depender únicamente de una OTA puede poner en riesgo la seguridad de sus empleados y la reputación de su empresa.

Para mitigar estas desventajas, es vital considerar soluciones de gestión de viajes más completas como SAP Concur, que combinan la amplitud de opciones de las OTAs con el control y la seguridad que su empresa necesita.

Cómo elegir la mejor OTA para su empresa

Seleccionar la OTA adecuada para sus necesidades de viajes corporativos es una decisión importante que requiere evaluar factores clave para asegurar conveniencia, control, eficiencia y soporte.

Factores esenciales a considerar

Al elegir una OTA para su empresa, tenga en cuenta:

Inventario y variedad de opciones: evalúe la amplitud de la oferta (vuelos, hoteles, coches) y su cobertura global, así como tipos de alojamiento específicos que su empresa pueda necesitar.

Capacidades de integración: es fundamental que la OTA pueda integrarse con su plataforma de gestión de gastos actual, como SAP Concur, y con su ERP o sistema contable, para simplificar la conciliación y el reembolso.

Funcionalidades de control y cumplimiento de políticas: la plataforma debe permitir configurar y hacer cumplir las políticas de viaje de su empresa, ofrecer flujos de aprobación personalizables y facilitar la gestión de perfiles de viajero.

Herramientas de informes y análisis: busque informes detallados que le proporcionen una visión clara y en tiempo real del gasto en viajes, ayudándole a identificar oportunidades de ahorro.

Soporte al cliente y atención al viajero: es crucial contar con soporte 24/7 en múltiples canales, y que la OTA ofrezca herramientas para el seguimiento de viajeros y asistencia en caso de crisis.

Experiencia de usuario (UX) y facilidad de uso: la plataforma debe ser intuitiva y contar con una aplicación móvil robusta para una gestión sencilla en cualquier momento.

Costos y estructura de precios: comprenda la transparencia de las tarifas y la relación calidad-precio general de la OTA.

Personalización y flexibilidad: asegúrese de que la plataforma pueda adaptarse a las necesidades únicas de su empresa, como requisitos de facturación o preferencias de informes.

Al considerar estos factores, usted podrá realizar una evaluación exhaustiva y seleccionar la OTA que mejor se alinee con los objetivos y la cultura de su empresa.

Comparación de plataformas según necesidades empresariales

Una vez que ha considerado los factores clave, el siguiente paso es comparar las plataformas específicas en función de las necesidades particulares de su empresa:

-Para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) con presupuestos ajustados:

Opciones como Booking.com for Business son ideales por ser gratuitas y ofrecer un vasto inventario con control de presupuesto. También, considere soluciones de gestión que le ayuden a centralizar el gasto de viajes corporativos.

Para empresas en crecimiento con necesidades de gestión más sofisticadas: 

Plataformas como TravelPerk o Egencia ofrecen automatización de políticas, servicio al cliente 24/7 y herramientas avanzadas. Aquí, SAP Concur complementa integrándose con estas OTAs para llevar la gestión al siguiente nivel, controlando gastos, cumplimiento y aprobaciones.

Para grandes corporaciones con requisitos de cumplimiento y escala: 

Egencia se destaca por su gestión de programas de viaje y capacidades de deber de cuidado.

En este nivel, SAP Concur se convierte en la solución central, integrándose con múltiples OTAs, GDS y proveedores directos para consolidar todos los datos en una única plataforma, permitiendo aplicar las políticas de la empresa, generar flujos de aprobación complejos e informes avanzados.

La clave es no solo buscar una agencia online de viajes, sino pensar en una solución integral de gestión de viajes corporativos que incorpore la eficiencia y la variedad de las OTAs, al tiempo que le proporciona a su empresa el control, la visibilidad y la seguridad que necesita. 

Como puede ver, las Online Travel Agencies son un componente valioso, pero su máximo potencial se alcanza cuando se integran en un ecosistema de gestión de viajes más amplio y robusto.

El futuro del viaje de negocios a su alcance con SAP Concur

Las Agencias de Viajes Online (OTAs) han transformado la forma cómo las empresas gestionan sus viajes, pasando de procesos manuales y limitados a soluciones digitales que ofrecen rapidez, flexibilidad y eficiencia. 

Además de facilitar la búsqueda y reserva de vuelos, hoteles y transportes, permiten adaptarse a las necesidades específicas de cada viajero, sin perder de vista los objetivos corporativos.

El principal beneficio está en su capacidad de integrarse con plataformas como SAP Concur, centralizando datos, automatizando políticas y brindando visibilidad total sobre el gasto. Esto permite a su empresa optimizar presupuestos, mejorar la experiencia del viajero y tomar decisiones estratégicas basadas en datos.

Utilizar una OTA estratégica, integrada y diseñada para empresas es clave para transformar la gestión de viajes en una ventaja competitiva.  

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