Desbloquee el Potencial de SAP Concur: 5 Consejos para una Integración Optimizada

Integrar SAP Concur con ERPs como S/4HANA o ECC puede transformar la gestión de gastos y viajes de su empresa. Una integración bien implementada automatiza procesos, reduce errores y brinda visibilidad en tiempo real para Finanzas, RR. HH. y TI. Ya sea que usted trabaje en el área técnica, financiera o de liderazgo, la integración eficiente es la clave para simplificar la operación y generar resultados reales. Como socio de SAP, Genesis Consulting comparte cinco consejos prácticos, basados en nuestra experiencia, para asegurar que su integración sea un éxito. Conectaremos todos los datos de Concur con su ERP, creando una única fuente de verdad para todos. ¡Descúbralo! 

1. Utilice las Herramientas Nativas de SAP para Ahorrar Tiempo 

Use los conectores nativos de integración de SAP (como SAP Integration with Concur Solutions, o ICS). SAP Concur está diseñado para integrarse de forma nativa con las soluciones SAP, lo que significa que puede aprovechar conectores ya preparados en lugar de desarrollar integraciones desde cero. 
Estas herramientas permiten la transferencia de diversos tipos de datos y estructuras al SAP casi en tiempo real, eliminando el tradicional procesamiento por lotes. El uso de estos conectores reduce significativamente la complejidad (evitando, por ejemplo, la necesidad de un middleware) y el esfuerzo de TI, permitiendo que su equipo se concentre en tareas de mayor valor. 

Consejo: comience por las soluciones que SAP ya ofrece: están optimizadas para integrarse con Concur, ahorran tiempo y garantizan confiabilidad. Normalmente se requerirán personalizaciones, y lo recomendable es evaluar si las ofertas estándar de SAP (como las BADIs, al integrar con el ERP) son suficientes durante la fase de definición del proyecto. 

2. Alinee y Sincronice sus Datos 

Uno de los problemas más comunes en las integraciones es la inconsistencia de los datos maestros entre sistemas. Antes de integrar, asegúrese de que datos como IDs de empleados, registros de proveedores, centros de costo y códigos de proyecto estén alineados tanto en SAP como en Concur. 
Por ejemplo, si los gastos de Concur deben generar pagos de reembolso en SAP, cada empleado probablemente deba existir como proveedor en SAP; de lo contrario, se producirán errores de contabilización. 
Utilice las herramientas disponibles para la sincronización: en el Business Accelerator Hub existe, por ejemplo, un paquete listo para replicar datos de empleados de SAP SuccessFactors Employee Central hacia SAP Concur. 

Consejo: establezca un proceso regular de conciliación de datos o use reportes de integración para identificar rápidamente cualquier discrepancia. El módulo Intelligence puede ser un gran aliado gracias a sus extracciones automáticas enviadas por correo electrónico. 

3. Tarjetas de Crédito: Simplifique la Experiencia del Usuario 

La integración no es solo un tema técnico: mejora de manera significativa la experiencia de usuarios y gestores. Integrar las tarjetas corporativas con SAP Concur es una de las formas más eficaces de simplificar la rendición de gastos y reducir el trabajo manual. Las transacciones se importan automáticamente al sistema, permitiendo que los usuarios solo completen la información necesaria. 

SAP Concur soporta diferentes tipos de tarjetas: 

• Tarjeta corporativa individual (emitida a nombre del colaborador) 

• Tarjeta de compras (uso por departamento o centro de costo) 

• Tarjeta lodge (factura consolidada, generalmente utilizada por agencias de viaje) 

Consejo: evalúe qué tipos de tarjeta utiliza su empresa y configúrelos desde el inicio del proyecto para optimizar tiempo. Algunos bancos pequeños requieren un proceso de homologación para integrarse a SAP Concur. 

4. Involucre a Finanzas, RR. HH. y TI desde el Inicio 

Un proyecto de integración exitoso de SAP Concur debe ser multifuncional. No cometa el error de tratarlo como un proyecto exclusivo de TI o solo del área financiera. 
La información de gastos y viajes involucra múltiples áreas: Finanzas se ocupa de la contabilidad y el cumplimiento, RR. HH. de los datos de empleados y políticas de viaje, y TI asegura la conectividad técnica y la seguridad. 
Involucre a todos estos actores desde el inicio para definir requisitos y objetivos en común. Por ejemplo, Finanzas puede definir cómo las categorías de gastos de Concur se asignan a cuentas en SAP; RR. HH. asegura que las políticas estén alineadas con datos como cargos y derechos de viaje; y TI elige el método de integración más adecuado (archivos, API o conectores). 

SAP Concur ofrece diversos métodos de integración, y la elección correcta depende de sus necesidades. Una colaboración multifuncional ayuda a configurar la integración correctamente desde el principio, evita retrabajos y capacita a todos los grupos de usuarios. 

Reflexión: diferentes tipos de integración pueden usarse al mismo tiempo; se recomienda realizar una evaluación completa de la arquitectura, considerando el esfuerzo de mantenimiento para cada área. 

5. Planifique para la Mejora Continua y la Escalabilidad 

La integración no es una tarea de “hágalo una vez y olvídese”. Para obtener valor a largo plazo, planifique monitorear, optimizar y escalar su infraestructura con el tiempo. 

Primero, asegúrese de usar los mecanismos de monitoreo disponibles para detectar errores o fallas de integración: si una contabilización falla por un centro de costo inexistente en SAP, su equipo debe estar preparado para identificar y corregir rápidamente. A medida que la empresa crezca o cambien las exigencias, prepárese para ampliar la integración, quizá con expansión a otros países, múltiples monedas o nuevos módulos SAP. Además, implemente una estrategia robusta de ciberseguridad en la que la protección de datos, la seguridad y el cumplimiento acompañen la estrategia de escalabilidad de su empresa. 

La buena noticia es que el entorno SAP está preparado para crecer: tendrá acceso a una amplia gama de soluciones, herramientas y servicios de gestión de gastos conectados, además de un ecosistema con más de 21.000 soluciones, aplicaciones y herramientas de socios. 

Caso de Éxito – Seattle Public Schools (SPS) 

Genesis Consulting implementó SAP Concur Expense e Invoice, junto con la integración nativa de SAP Concur con SAP ECC (ICS). SPS ahora procesa 45 000 facturas anuales con tecnologías como OCR, IA y Machine Learning, eliminando procesos manuales y reduciendo los costos de Cuentas por Pagar en más de un 75%. La solución unifica aprobaciones de viajes, gastos, anticipos y gestión de tarjetas corporativas (individuales y p-cards). 

La integración nativa entre SAP Concur y la suite SAP puede transformar la gestión de viajes y gastos de un proceso manual y lento en una ventaja estratégica. 
Para obtener más información, descargue el eBook gratuito “Integración de soluciones SAP Concur en su ecosistema” o descubra cómo Genesis Consulting genera un ROI significativo utilizando SAP Concur aquí. 

En colaboración con: