Consejos para aprovechar los programas de fidelización en viajes de negocio

Sin importar el sector en el que se desenvuelva, es más que probable que ya haya escuchado sobre los programas de fidelización. Y es que, en el entorno corporativo, estos pueden convertirse en una muy poderosa herramienta para las empresas que envían empleados en viajes de negocio.

Siendo una gran estrategia para los negocios, en este artículo se explican los aspectos clave de estos programas, junto con recomendaciones prácticas para transformar estos programas en aliados para el ahorro, flexibilidad y ventajas exclusivas.

1. ¿Qué son los programas de fidelización y cómo funcionan?

Los programas de fidelización son sistemas creados por aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de coches y otros proveedores de viaje que recompensan la lealtad de los usuarios.

Cada vez que viajamos o consumimos servicios, acumulamos puntos, o millas, que pueden canjearse por beneficios, como descuentos, upgrades o acceso a comodidades (amenities).

Tipos de programas de fidelización

Aunque existen un sinfín de programas como estos, es cierto que algunos sectores son más convenientes que otros. Estos son los más relevantes:

• Aéreos: acumulan millas por vuelo; ejemplos: AAdvantage (American Airlines) y SkyMiles (Delta).
• Hoteleros: puntos por noches y estatus elite (Marriott Bonvoy, Hilton Honors).
• Alquiler de coches: puntos por día o distancia recorrida; estatus facilita upgrades y seguros.
• Otros: alianzas con tarjetas corporativas y plataformas T&E.

Cada uno tiene sus propias reglas sobre acumulación, estatus, caducidad y canje.

¿Por qué los programas de fidelización son importantes en los viajes de negocio?

Los programas de fidelización pueden ser grandes aliados gracias a sus aportes. Entre ellos, el más destacado es el ahorro directo que permite; las millas y puntos, por ejemplo, reducen los gastos de viaje.

Además, mejoran la experiencia del viajero al brindar el acceso a salones VIP, tener prioridad de embargue e incluso opciones para mejorar el alojamiento.

Por otro lado, es una herramienta relevante en la optimización del presupuesto de una empresa, ya que al contar con información detallada sobre los patrones de viaje —como frecuencia, destinos, proveedores preferidos y gastos promedio— las empresas pueden tomar decisiones más informadas y definir políticas internas más eficientes.

SAP Concur facilita la gestión de programas de fidelización al integrar datos de viajes y gastos en una única plataforma digital, con reportes automatizados y plantillas para políticas de viaje.

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2. Consejos para aprovechar los programas de fidelización en viajes de negocio

Ahora bien, para sacar el mayor provecho a estos programas hay una serie de consejos que le ayudarán.

Inscripción temprana: maximiza sus beneficios desde el inicio

Lo primero que debe hacer es inscribirse cuanto antes en los programas de fidelización adecuados, ya que al registrarse tempranamente:

• Acumula puntos desde el primer viaje, sin desperdiciar ningún tramo ni estadía.
• Comienza a escalar niveles elite, lo que le brinda beneficios desde etapas tempranas, como equipaje adicional o prioridad de check‑in.
• Le permite activar tarjetas corporativas vinculadas al programa, potenciando la acumulación de puntos por gastos indirectos.

Selección de programas alineados con las necesidades de la empresa

No todos los programas sirven a todos los viajeros. Se deben analizar:

• Destinos habituales
• Frecuencia de viajes
• Tipo de alojamiento preferido
• Flota de aerolíneas usada

Tomando esos factores en cuenta, se debe elegir uno o dos programas principales (por ejemplo, una aerolínea frecuente y una cadena hotelera) y usarlos constantemente. De esta forma, centrará sus puntos y estatus, evitando dispersarlos.

Acumula puntos de manera estratégica

Para aprovechar al máximo los programas de fidelización, lo ideal es acumular puntos a conciencia.

1. Vuelos: preferencialmente dentro de la misma alianza (Star Alliance, SkyTeam, Oneworld). Así acumulará millas incluso en vuelos de aerolíneas asociadas.
2. Hoteles: enfóquese en una cadena con presencia global o regional y reserve directamente mediante el programa para asegurar puntos.
3. Alquiler de coches: utilice un solo proveedor o alianza para sumar puntos por renta y priorice el estatus elite para mejoras (upgrades) o seguros incluidos.
4. Tarjetas corporativas: lo mejor es combinar programas de fidelización con tarjetas con recompensas asociadas; muchas tarjetas ofrecen puntos extra por gastos en viajes, acelerando el proceso de acumulación.

Uso de herramientas digitales para gestionar programas de fidelización

Hoy existen plataformas especializadas en gestionar el seguimiento y maximización de puntos. Por ejemplo, algunas integran datos de gastos, avisos de puntos próximos a vencer o alertas de promociones especiales.

Además, el análisis de big data permite segmentar patrones de viaje y gastos, lo que ayuda a definir políticas de viajes y gastos más eficientes.

Para empresas, incluir una herramienta con estas capacidades facilita visibilidad y control centralizado de los beneficios.

Combina programas de fidelización con otros beneficios de empresa

El uso de SAP Concur permite obtener visibilidad en tiempo real sobre el uso de puntos, identificar oportunidades de ahorro y automatizar la conciliación contable de estos beneficios.

La integración de estos programas con herramientas corporativas puede multiplicar los beneficios y optimizar la gestión de viajes empresariales. Es decir, usar una tarjeta corporativa alineada a un programa de fidelización permite:

• Acumular puntos adicionales por gastos.
• Acceso a mejores condiciones (seguro de viaje, prioridad, descuentos exclusivos por alianza).
• Gozar de una simplificación administrativa, que conceda centralización de gastos, facilidad en conciliación contable, automatización de reportes, entre otros.

Como ve, la integración de beneficios corporativos permite a la empresa obtener descuentos corporativos mientras los viajeros acumulan puntos o status elite.

3. Cómo los programas de fidelización benefician a su empresa

A pesar de que ya hemos compartido los grandes aportes de esta estrategia, no está de más clarificar los beneficios que brinda.

Ahorros a largo plazo

Los datos de gastos permiten comparar proveedores y adaptar las políticas internas con análisis de big data, además:

1. Los puntos pueden canjearse por vuelos o noches gratis, reduciendo el gasto neto.
2. El estatus elite puede eliminar cargos extras (equipaje, cambios de fecha) y sirve como base para negociar tarifas corporativas.
3. Con el tiempo, las empresas pueden negociar descuentos corporativos con aerolíneas y cadenas hoteleras, basándose en el volumen de puntos acumulados o niveles de estatus, como lo explica este artículo de SAP Concur sobre el cierre de año financiero.

Mejor experiencia del viajero

Ventajas como acceso a salones VIP, mejoras de categoría (upgrades), salida tardía (late check-out) y prioridad de embarque mejoran la comodidad y reducen estrés, permitiendo al viajero estar más enfocado y productivo.

Flexibilidad y ventajas adicionales

Las siguientes ventajas variables facilitan viajes bajo estrés, imprevistos o necesidades especiales y fortalecen la confianza del viajero y del departamento de viajes:

• Canjes flexibles: vuelos con conexiones, cambios sin penalización.
• Garantías de habitación en hoteles, incluso cuando se reserva a última hora.
• Atención personalizada por líneas corporativas.
• Beneficios exclusivos en alianzas, como transporte terrestre gratuito, acceso a spas, wifi, etc.

4. Principales programas de fidelización y cómo elegir

Programas aéreos populares

• AAdvantage (American Airlines): con fuerte presencia en América y acceso a salones Flagship.
• SkyMiles (Delta): millas que no caducan, flexibilidad en reservaciones.
• Otras: MileagePlus (United) y Executive Club (British Airways), útiles según rutas.

Programas hoteleros recomendados

• Marriott Bonvoy: red extensa, buenos beneficios elite.
• Hilton Honors: noches gratis desde 5 000 ptos, acceso a salones ejecutivos.
• World of Hyatt e IHG One Rewards: sólidos programas para viajeros corporativos.

Consideraciones a la hora de elegir un programa de fidelización para su empresa

La elección depende de varios factores:

1. Patrón de viaje: ¿hacia dónde viaja con más frecuencia? Oriente la selección al proveedor más utilizado.
2. Alianzas y cobertura: asegúrese de que la aerolínea o cadena hotelera tenga buena presencia en los destinos clave.
3. Facilidad de acumulación: cálculo del costo‑beneficio de puntos por dólar gastado.
4. Integración con herramientas de gastos y viajes (T&E): compatibilidad con sistemas como Concur para conciliación transparente.
5. Flexibilidad en canjes: periodo sin blackout, precio de redención justo, posibilidad de compartir puntos entre viajeros corporativos.

Beneficios tangibles y sostenibles

Los programas de fidelización no solo generan millas, sino que son una inversión rentable para la empresa y el viajero. Con tiempo, disciplina y tecnología, podemos:

• Reducir los costos de viajes y gastos (T&E).
• Mejorar la experiencia del viajero.
• Acceder a beneficios reales en hotelería, transporte y servicios.

Aunque requiere planificación, el retorno en ahorro y satisfacción hace que valga la pena.

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