Servicios en la nube: descubra cuáles son los mejores para su empresa

2 de Mayo de 2022

El Cloud Computing se ha convertido en una de las principales tecnologías disruptivas en el medio empresarial, puesto que posibilita crear, probar y utilizar aplicaciones prescindiendo de una estructura compleja gracias a los servicios en la nube.

De hecho, el ambiente cloud y sus recursos son componentes sumamente relevantes en las empresas que enfocan sus acciones en la cultura de innovación y están pendientes de las tendencias del mercado. Pero, en esencia, ¿cómo los servicios en la nube colaboran con el crecimiento de las organizaciones?

En nuestro post, encontrará mucha información útil y relevante acerca de las soluciones cloud, como:

• Concepto;
• Tipos;
• Beneficios;
• ¡Y mucho más!

Para maximizar su aprendizaje, le invitamos a que reserve unos minutos de su agenda para leerlo con tranquilidad y así, absorber todos los datos que necesita.

¿Qué son los servicios en la nube?

La innovación tecnológica ha generado profundos cambios en la dinámica operativa en los negocios. Por ejemplo, las industrias han incorporado máquinas, insumos y sistemas en su cotidianidad con el afán de optimizar la productividad de los equipos. Ya las empresas de prestación de servicios han recurrido a los softwares de atención al cliente para mejorar su relación con los públicos.

Ante la necesidad de agilizar y optimizar la calidad de los procesos, los servicios en la nube configuran recursos extremadamente importantes para los negocios, independientemente de su rubro y tamaño.

En términos generales, un servicio cloud consiste en cualquier tipo de servicio prestado por medio de internet. Esto significa que, para disfrutar de sus funciones y beneficios, no es necesario instalar un sistema en el ordenador del usuario o en un servidor de red. 

En lo concerniente a las razones que fundamentan su adopción, destacamos:

Economía

Como estos servicios no demandan la adquisición de una infraestructura cara y compleja, son menos costosos que las otras opciones disponibles en el mercado. Para acceder a los recursos, la empresa necesita únicamente contratar un proveedor confiable y pagar un monto periódicamente como una contrapartida de los servicios prestados.

Agilidad

La adopción de un servicio cloud no requiere la instalación de dispositivos y máquinas, así como no depende de la compra de una licencia de uso. Así pues, la empresa puede comenzar a usarlo tan pronto como firme el contrato con el proveedor.

Accesibilidad

Al contar con estos servicios, los equipos de trabajo pueden acceder a información relevante en el momento que necesiten, dondequiera que se encuentren facilitando así la comunicación y fomentando el trabajo colaborativo en los negocios.

De esta manera, podemos decir que la utilización de los servicios en la nube es una poderosa medida de transformación digital, pues favorece la productividad y la escalabilidad del negocio a medida que crece.

Tipos de servicio: Entienda cómo funcionan

Usualmente, muchos profesionales confunden los servicios en la nube con las herramientas de almacenamiento cloud.

Es un hecho que guardar archivos online es un poderoso recurso, no obstante, los servicios en la nube no se limitan a este tipo de función y van mucho más allá.

Además de permitir almacenar una gran cantidad de documentos en la nube, estas soluciones subsanan las demandas de infraestructura en TI, favorecen el gobierno de datos al paso que pueden proporcionar herramientas fabulosas para la gestión de un negocio.

Un buen ejemplo de recurso cloud orientado a atender las demandas corporativas es la aplicación para gestión de costos. Al utilizar este tipo de servicio en la nube, la empresa logra tener una visión holística de sus costos evitando de este modo, invertir demasiados recursos en medidas innecesarias o que no ofrecen los resultados esperados. ¡Pero, existen otros servicios cloud tan interesantes y útiles como ese!

A continuación, le dejamos una infografía con los principales:

6 ventajas de los servicios de la nube

Ahora que conoce el concepto de Cloud y su impacto en la digitalización en las empresas, es hora de entrar de lleno en sus seis beneficios más notables:

1. Rápido acceso a las nuevas tecnologías

Para los gestores, uno de los retos más complejos es incluir nuevas tecnologías en la cotidianidad del negocio.

Esto ocurre en virtud de limitaciones financieras, dado que no siempre los negocios cuentan con recursos suficientes para incorporar nuevas herramientas tan pronto como aparezcan nuevas tendencias en TI.

Como requieren una inversión inferior a la compra de hardware y componentes específicos, los servicios en la nube bajo demanda permiten acceder a las tecnologías de primera generación de modo sencillo y económico.

Además de minimizar los costos de incorporación, estas herramientas también eliminan los gastos derivados de actualizaciones y mantenimientos, pues el proveedor se encarga de estas actividades asegurando el correcto funcionamiento de sus soluciones.

2. Escalabilidad

La posibilidad de contratar únicamente las funciones y los recursos que la empresa necesita y complementarlos a medida que crece en el mercado es una de las ventajas más notables de los servicios en la nube.

En este sentido, debemos reflexionar acerca del método tradicional de introducción de nuevas herramientas.

Cuando una empresa opta por adquirir equipos e invertir en una compleja infraestructura en TI, debe tener en cuenta que el avance tecnológico ocurre de forma muy rápida y que en poco tiempo sus máquinas y sistemas tendrás que actualizarse o reemplazarse. Así pues, para atender a las tendencias, tendrá que invertir mucho capital.

A contramano de esta situación, los negocios que recurren a las soluciones cloud pueden acceder rápidamente a las nuevas herramientas, complementar su infraestructura o cambiarla totalmente considerando sus necesidades, los recursos disponibles y las proyecciones.

3. Reducción de los costos

La reducción de los costos corporativos es una consecuencia obvia de la contratación de servicios cuyo adecuado desarrollo, funcionamiento, mantenimiento y actualización no dependen del contratista, sino que son una responsabilidad del proveedor.

Además de esas formas de mitigar gastos, las herramientas cloud también posibilitan que el negocio reduzca los gastos con el almacenamiento de documentos en un espacio físico, así como minimiza los gastos con materiales de oficina como tintas y papeles.

4. Aumento de la productividad

Como demandan apenas una buena conexión a internet, estos servicios permiten que los colaboradores:

• Aceleren sus actividades accediendo a los datos en tiempo real;
• Intercambien información sin inconvenientes en el momento que sea necesario;
• Se comuniquen de forma efectiva;
• Desarrollen el trabajo en equipo integrando los sectores.

Como resultado, los profesionales alcanzan niveles más altos de productividad y de rendimiento.

5. Sostenibilidad

En virtud de la creciente concientización de los consumidores acerca de las prácticas ecológicamente responsables, la sostenibilidad se ha convertido en una de las tendencias empresariales más poderosas. 

Así pues, una empresa paperless puede ganar la preferencia del mercado transmitiendo el mensaje que, a tenor del panorama ambiental actual, prioriza la minimización del consumo de papel y de otros materiales de escritorio. 

No obstante, para incluir el cuidado con el medio ambiente en la cultura corporativa, la empresa necesita contar con recursos que apoyen la decisión. Bajo este contexto, los principales servicios en la nube configuran una medida extremadamente eficiente.

Por ejemplo, al contar con un SaaS de gestión empresarial podemos centralizar la información y digitalizar la mayor parte de los procesos internos, posibilitando enviar y recibir documentos en el ambiente online. Así, evitamos que la utilización abusiva de insumos impacte negativamente el planeta a largo plazo.

Otro recurso en la nube muy útil para fomentar la sostenibilidad es el sistema de firma electrónica, dado que evita la impresión y el envío de documentos a través de soluciones logísticas que generen el efecto invernadero.

6. Seguridad de la información

Cuando una empresa que no protege a sus datos de forma efectiva, abre espacio para los ataques cibernéticos y, en consecuencia, para las graves pérdidas financieras. 

La sofisticación de las amenazas aumenta a medida que avanza la necesaria transformación digital, lo que conlleva a un incremento en la vulnerabilidad de los sistemas y redes cuando no se empelan medidas de resguardo.

Para minimizar la ocurrencia de eventos maliciosos, las organizaciones deben incorporar medidas que optimicen la protección de los datos como integrar soluciones cloud en su rutina.

Los proveedores de servicios en la nube cuentan con la experiencia de profesionales sumamente capacitados para reducir, prevenir y solucionar cualquier inconveniente que ponga en riesgo la seguridad de la información de su partner de negocios.

Asimismo, consideramos los servicios en la nube como alternativas magníficas para la mejora de la protección de los datos a raíz del uso de grupos, firewalls y zonas de seguridad organizadas en capas.

¿Cómo prepararse para migrar a la nube?

Más allá de iniciar o avanzar en la transformación digital considerando cuáles son los servicios de la nube más prometedores en la actualidad, es esencial que la empresa se prepare para maximizar el aprovechamiento de estos recursos.

A continuación, presentamos los tres puntos clave para migrar a la nube priorizando la eficiencia operativa, productividad y el alcance de mejores resultados:

Defina sus objetivos

La introducción de los servicios cloud significa el inicio de una nueva era en el negocio, dado que el acceso, flujo e intercambio de datos debe ocurrir en el medio online.

Estas actividades en línea suponen la reducción de las tareas manuales, repetitivas, agotadoras y burocráticas, mejorando la rutina de trabajo de los equipos y el nivel de eficiencia operativa empresarial.

Como toda transición, migrar hacia la nube requiere reestructurar los procesos corporativos de modo que puedan cumplirse en el nuevo entorno. Para eso, es fundamental establecer objetivos claros, precisos y alcanzables.

Así pues, además de considerar las demandas urgentes de TI, la empresa debe tener en cuenta los retos que desea alcanzar al incorporar herramientas en la nube.

Seleccione herramientas intuitivas

Básicamente, la adopción de herramientas cloud busca facilitar, mejorar la calidad y reducir los tiempos de ejecución de numerosas actividades. 

Para lograr este reto, debemos iniciar un plan de introducción considerando herramientas intuitivas, que puedan configurarse rápidamente y presenten interfaces prácticas que minimicen la demanda de capacitaciones, así como la reiteración de cursos.

Asimismo, antes de dar un paso dirigiéndose a una determinada tecnología, vale la pena verificar su potencial de integración con las soluciones existentes en la empresa. 

Además de acelerar el proceso de utilización masiva de los recursos y funciones, integrar la herramienta con los otros recursos permite que los colaboradores tengan una visión más amplia de la realidad empresarial, tomando, de este modo, decisiones más acertadas.

Entrene a su equipo

Abrazar flamantes herramientas en la nube requiere preparar a los equipos para recibirlas y usarlas de la mejor forma posible, favoreciendo la productividad y las buenas prácticas internas.

Sin dudas, la manera más efectiva de asegurar que los colaboradores usen los recursos en pro de los resultados más atractivos es desarrollar capacitaciones y entrenamientos acerca de sus características y dinámica de funcionamiento.

Además de proporcionar información de valor sobre la esencia de cada herramienta, es importante que los líderes o responsables del sector de TI incentiven a los profesionales a quitarse las dudas a lo largo de las reuniones, ¡y posteriormente!

¿Cómo elegir los mejores servicios en la nube?

Elegir proveedores de servicios en la nube, que sean confiables y entreguen soluciones adecuadas a la realidad y a las necesidades del negocio, demanda poner atención en determinados puntos.

En los próximos párrafos, presentamos seis consejos infalibles para seleccionar un partner de negocios a la altura de su empresa:

1. Identifique las necesidades corporativas

Antes de comenzar a analizar las opciones disponibles en el mercado, es indispensable que los gestores tengan en cuenta por qué es tan importante recurrir a este tipo de solución.

Para eso, deben hacer una lista con las principales necesidades empresariales que debe solucionar un servicio en la nube considerando su panorama general actual. Incluso, al considerar las demandas, puede identificar que la empresa necesita adoptar más que una solución.

2. Investigue la reputación de las empresas

Luego de tener consciencia de las demandas del negocio, ha llegado el momento de analizar los proveedores disponibles en el mercado y seleccionar las opciones más confiables, seguras y eficientes.

Para acceder a las mejores empresas, recomendamos que investigue detenidamente la reputación e imagen de cada una ante alguno de sus clientes y/o recurra a los motores de búsqueda para verificar si existen denuncias, comentarios o reclamaciones acerca de su compromiso, responsabilidad y dedicación con los clientes.

Probablemente, al finalizar esta etapa, seleccionará apenas 2 o 3 opciones.

3. Verifique si respetan los estándares de seguridad

Más allá de la parte técnica y de sus políticas de cumplimiento, es imprescindible investigar la postura de los proveedores ante las normativas de seguridad de la información.

Bajo esta perspectiva, un partner fiable necesita contar con un sólido marco regulatorio interno y promover las buenas prácticas mediante la capacitación de sus colaboradores. 

Vale la pena recordar que el proveedor contratado tendrá acceso a los datos sigilosos tanto de la empresa como de los clientes por lo que asegurar su eficiencia en cuanto a la seguridad de la información es un aspecto que no puede negligenciar. 

Por ejemplo, al iniciar una negociación, pregunte sobre el funcionamiento del sistema de backups. Recuerde que, ante un problema técnico, las copias de seguridad son imprescindibles para garantizar que la organización no pierda sus datos.

4. Preste atención en la calidad del soporte al cliente

Como señalamos anteriormente, la contratación de un servicio en la nube supone que la empresa dejará sus datos total o parcialmente en manos de terceros.

Para garantizar el correcto funcionamiento del servicio, el contratista necesita cerciorarse de la calidad del soporte al cliente averiguando:

• Tiempo promedio de respuesta;
• Jornada de trabajo de los especialistas;
• Garantías de solución de los problemas.

En definitiva, el soporte al cliente es crítico para que los usuarios puedan maximizar el aprovechamiento de los recursos y funciones. Por este motivo, recomendamos que elija un proveedor que pueda atenderle las 24 horas durante los siete días de la semana.

5. Considere su costo-beneficio

Por último, debemos analizar detenidamente el costo-beneficio que los diferentes proveedores y herramientas significan para la empresa. 

Además de guiarnos por la información proporcionada del proveedor en su sitio web o en las comunicaciones personalizadas, es sumamente importante garantizar que los montos del plan se especifiquen en el contrato.

Se observa que, para seleccionar el mejor proveedor, debemos invertir tiempo y averiguar minuciosamente las características, particularidades, beneficios y costos de cada una de las soluciones disponibles en el mercado.

6. Preste atención en el SLA

Es imprescindible que la empresa confíe en el proveedor de servicios en la nube al punto de dejarlo almacenar y manipular sus datos. 

Para eso, la contratista debe poner atención en el contrato de nivel de servicio leyendo todas las cláusulas — principalmente las que presentan letras pequeñas — a fin de asegurar que la contratada ha entendido sus necesidades y se encuentra lista para resolverlas. 

En líneas generales, el Service Level Agreement o SLA especifica los siguientes puntos:

• Criterios y el tiempo promedio de acceso al soporte técnico;
• Niveles de seguridad y de desempeño;
• Obligaciones y derechos del proveedor y del contratista;
• Plazo de vigencia del acuerdo.

Al tener en cuenta estos puntos, puede optimizar la negociación con los proveedores potenciales y garantizar el acceso a las mejores soluciones para su negocio.

Servicios prácticos basados en la nube para su negocio

Después de descubrir cómo prepararse para introducir las soluciones cloud en su negocio y cómo elegir las mejores plataformas que ofrecen servicios en la nube, es interesante que conozca cuáles son los servicios en la nube más atractivos y eficientes en la actualidad.

En este caso, no nos referimos a tipos de servicios, sino softwares y soluciones directas que puede contratar, con aplicaciones específicas dentro de un área particular del negocio.

Softwares de gestión financiera

La utilización de plataformas de trabajo cloud optimiza la productividad y la eficiencia operativa de los negocios.

Esto ocurre porque proporcionan un ambiente online orientado al almacenamiento, flujo y procesamiento de datos de manera automática, lo que permite a los colaboradores centrar sus esfuerzos en tareas que efectivamente demanden su componente cognitivo.

Soluciones de administración de gastos

Gestionar los gastos corporativos de modo eficiente, identificando montos elevados que superen el presupuesto corporativo, es uno de los principales retos de los líderes del sector de finanzas. En efecto, una contracción en los gastos repercute positivamente en el potencial rentable del negocio.

En este punto cabe destacar la propuesta de SAP Concur. La empresa cuenta con una línea de productos de primera calidad:

• Budget: Proporciona una visión holística sobre los presupuestos corporativos y permite procesarlos en tiempo real, lo que conlleva a una toma de decisión más acertada y rápida.
• Concur Expense: Ofrece reportes automáticos y precisos contribuyendo así, a la economía, productividad y al cumplimiento.
• Concur Request: La herramienta facilita la solicitud de anticipos, mejora el manejo de fondos fijos y cajas chicas.

Herramientas de gestión de viajes

A menudo, los viajes demandan altos presupuestos por eso, es recomendable controlarlos tanto como se pueda.

Además de permitir el control de los gastos derivados de la compra de pasajes, de la estadía y de la subsistencia del profesional, estos recursos son excelentes para optimizar el control fiscal.

Entre las opciones más destacadas en el mercado, encontramos a las soluciones de SAP Concur: Budget y Concur Request.

Servicios extendidos

Más allá de proporcionar soluciones específicas, los proveedores de servicios en la nube suelen ofrecer recursos add ons o servicios extendidos.

Al contar con nuestras soluciones, accederá a soporte experto que le ayudará a ahorrar tiempo y a maximizar su inversión como auditorías de gastos, administración de servicios y soporte técnico a usuarios.

Para apoyarse en nuestros servicios extendidos, basta con seleccionar los recursos que mejor atienden sus demandas y ¡deje que nos ocupamos del resto!

¡Muy bien, hemos finalizado por hoy!

Esperamos que nuestro post le haya aclarado sus dudas y proporcionado información abundante y relevante para elegir las mejores alternativas de servicios en la nube para su empresa.

Luego de conocer información importante sobre el tema, es probable que desee continuar profundizando sus conocimientos sobre la importancia de la innovación. De ser así, le recomendamos que descubra cómo la tecnología puede ayudar a su negocio a crear ventajas competitivas leyendo nuestro contenido acerca del tema.